Telefon-KI-Checkliste

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Haken & Notizen werden automatisch gespeichert

Telefon-KI-Checkliste — Resi

_Stand 2026-08-27 · der letzte große Test vor der Abgabe: die Telefon-KI im Zusammenspiel mit der Plattform._

Teil A — Einrichtung im Dashboard prüfen, bevor du anrufst. Teil B — Anruf für Anruf durchtesten (mit Zweitnummer/Zweithandy). Teil C — nur falls die Weiterleitung freigeschaltet ist.

Tipp: Zu jedem Haken gehört eine Erwartung („→“). Weicht etwas ab: Notiz ins Feld — der Notizen-Export ist genau das Format, das Claude zum Fixen braucht. Zurück zur großen Abnahme-Checkliste.

Teil A — Einrichtung prüfen (im Dashboard, VOR dem ersten Anruf)

Begrüßung Hauptnummer

Begrüßung der Hauptnummer unter Einstellungen → KI & Automatisierung gesetzt — der Transparenz-Satz („Sie sprechen mit dem KI-Assistenten.“) steht als gesperrter Baustein daneben, nicht im Textfeld.

KI-Name vergeben (z. B. „Leo“) — merken, ob er später im Gespräch fällt.

Branche + Hinweise (Branchenwissen, Verhaltensregeln) gepflegt — daran misst sich, ob die KI fachlich passend reagiert.

Nicht angebotene Leistungen eingetragen (z. B. „Elektroinstallation“) — für den Ablehnungs-Test in Teil B.

Öffnungszeiten stimmen, und das grün/rote Schild („jetzt geöffnet/geschlossen“) passt zur aktuellen Uhrzeit.

Aufzeichnungs-/Protokoll-Hinweis (falls gewünscht) gesetzt — er muss direkt nach der Begrüßung kommen.

Zeitzone in den Einstellungen korrekt — die Terminansagen hängen daran.

Termin-Einstellungen

Terminbuchung: an/aus, Standard-Dauer und Puffer bewusst eingestellt — hier notieren, was gilt (für die Erwartung in Teil B).

Buchen außerhalb der Geschäftszeiten und Doppelbuchungen erlauben: bewusst ein- oder ausgeschaltet und hier notiert.

Mitarbeiter, Klingel-erst & Kunden

Namensbegrüßung eingeschaltet + ein Testkunde mit deiner Zweitnummer in der Kundenkartei angelegt (Name + Nummer).

Klingel-erst Hauptnummer: Opt-in + Klingelzeit eingestellt — oder bewusst aus (notieren).

Je Testmitarbeiter: Anzeigename, Handynummer, eigene KI-Durchwahl, eigene Klingel-erst-Zeit, persönliche Begrüßung gesetzt.

Urlaub für einen Testmitarbeiter eingetragen (Zeitraum enthält heute).

Blacklist: eine Testnummer gesperrt (für den Abweis-Test).

WhatsApp verbunden mit frischem Token (24-h-Testtoken läuft ab!) — für die Terminbestätigung per WhatsApp.

Handy-Kalender-Abo eingerichtet (für den Termin-Sichtbarkeits-Test) + zweites Telefon bereitgelegt (Parallel-/Blacklist-Test).

Teil B — Anruf-für-Anruf-Testliste

B1 · Grundgespräch

Hauptnummer anrufen → KI nimmt nach wenigen Sekunden ab; Begrüßung exakt wie eingestellt, inklusive KI-Transparenz-Satz.

Falls gesetzt: Aufzeichnungs-Hinweis kommt direkt nach der Begrüßung.

Einfaches Anliegen schildern („Meine Heizung tropft“) → KI stellt gezielte, kurze Rückfragen — ein Gedanke pro Satz, kein Monolog.

KI lässt dich ausreden und unterbricht nicht mitten im Satz.

Am Ende: Anliegen wird kurz bestätigt/zusammengefasst, höfliche Verabschiedung — die KI legt nicht mitten im Gespräch auf.

Danach im Posteingang: Vorgang mit Kanal Telefon, Anrufer-Nummer, vollständigem Gesprächs-Transkript (Sprecherwechsel) und Anrufdauer.

Kurz-Zusammenfassung am Vorgang ist sachlich richtig (nichts erfunden!); PDF-Export des Verlaufs funktioniert.

Priorität/Dringlichkeit am Vorgang passt plausibel zum geschilderten Anliegen.

B2 · Bekannter Kunde vs. Neukunde

Von der Kartei-Nummer anrufen → Begrüßung mit deinem Namen („… Herr/Frau …“).

Der Vorgang ist dem Kunden zugeordnet (Bestandskunde, Kartei verlinkt).

Von unbekannter Nummer anrufen → neutrale Begrüßung, Vorgang als Neukunde.

Namensbegrüßung testweise ausschalten → nächste Begrüßung wieder neutral (Schalter wirkt sofort).

B3 · Termin vereinbaren

„Ich hätte gern einen Termin“ → KI bietet konkrete Zeiten an; die Zeitansage klingt natürlich (keine Roboter-Pausen).

Termin annehmen → erscheint als vorläufiger Termin auf der Dashboard-Karte und im Kalender.

Vorläufigen Termin per Klick bestätigen → Vorläufig-Kennzeichnung verschwindet.

Termin taucht im Handy-Kalender-Abo auf (Geduld: Google/Apple synchronisieren teils erst nach Stunden).

Doppelbuchungs-Test: denselben Slot erneut buchen → Verhalten entspricht deiner Einstellung (abgelehnt bzw. erlaubt).

Außerhalb der Öffnungszeiten anrufen → Verhalten entspricht deiner Einstellung (KI übernimmt / bucht / verweist).

„Termin mit Herrn <Mitarbeitername>“ → Vorgang/Termin landet beim richtigen Mitarbeiter (Zuweisung prüfen).

WhatsApp-Bestätigung: KI bietet sie an → WhatsApp-Nachricht mit den Termindaten kommt auf dem Handy an.

B4 · Klingel-erst (erst Handy, dann KI)

Hauptnummer mit Klingel-erst: erst klingelt das Handy (eingestellte Dauer), erst danach übernimmt die KI.

Handy nimmt ab → normales Mensch-Gespräch, die KI mischt sich nicht ein.

Handy nicht abnehmen → KI übernimmt nahtlos; für den Anrufer fühlt es sich wie EIN Anruf an.

Mailbox-Falle: Handy ausschalten (Mailbox aktiv) → die Handy-Mailbox darf den Anruf NICHT schlucken, die KI muss übernehmen. (Bekannte Falle — bitte genau testen!)

B5 · Mitarbeiter-Durchwahl & Urlaub

Mitarbeiter-Durchwahl anrufen → persönliche Begrüßung („KI-Assistent von <Name>“).

Der Vorgang landet beim Mitarbeiter; ein anderer Mitarbeiter sieht ihn nicht (der Inhaber schon).

Mitarbeiter im Urlaub: KI sagt die Abwesenheit mit Zeitraum an („… vom … bis … im Urlaub“) und nimmt das Anliegen trotzdem auf.

Im Urlaub wird Klingel-erst übersprungen — das Handy des Urlaubers klingelt NICHT.

B6 · Grenzfälle & Störmanöver

Nach der Begrüßung nichts sagen → KI hakt freundlich nach und beendet nach mehrfachem Schweigen höflich.

Nuscheln/Unsinn reden → KI fragt gezielt nach, statt zu raten oder Unsinn zu bestätigen.

Mitten im Gespräch auflegen → Vorgang ist trotzdem da, mit dem bisherigen Verlauf.

Nicht angebotene Leistung anfragen → KI lehnt sauber ab (erfindet keine Zusage) und nimmt trotzdem Kontaktdaten/Anliegen auf.

Preis-Test: nach konkreten Preisen fragen → KI macht keine verbindlichen Zusagen (entsprechend deiner Hinweise).

Gesperrte Nummer (Blacklist) ruft an → wird abgewiesen, es entsteht kein Vorgang.

Zwei Anrufe gleichzeitig (Zweithandy) → beide werden flüssig bedient, zwei getrennte Vorgänge entstehen.

Langes Gespräch (3+ Minuten, Themenwechsel: erst Störung, dann Termin, dann Frage) → KI behält den roten Faden, Transkript vollständig.

B7 · Nacharbeit im Dashboard

Rückruf-Knopf am Telefon-Vorgang wählt die richtige Nummer.

Der Anruf erscheint in der Statistik (Stoßzeiten-Heatmap, Anrufdauern, Kanalvergleich).

Anruf von der eigenen Mitarbeiter-Handynummer → landet unter „Eigene Tickets“ des Mitarbeiters.

Aufräumen: Test-Vorgänge in den Papierkorb, Test-Urlaub raus, Blacklist-Testeintrag raus, Klingel-erst zurück auf Wunsch-Zustand.

Teil C — Nur falls freigeschaltet: Weiterleitung an Mitarbeiter

Durchstellen (Stand 01.08. gebaut, aber noch NICHT scharf — nur testen, falls aktiviert)

„Ich möchte Herrn <Name> sprechen“ bei Bürostatus anwesend → echtes Durchstellen zum Mitarbeiter.

Mitarbeiter nicht erreichbar → „Was darf ich ausrichten?“ → Notiz landet im Vorgang.

Bürostatus umschalten wirkt sofort auf das Verhalten.