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Abnahme-Checkliste — autevis / Resi-Plattform

_Stand 2026-08-23 · für die Übergabe an einen zahlenden Kunden · Adresse: https://152.239.113.48.nip.io_

Diese Liste hat zwei Teile:

• Teil A — was nur du einrichten/entscheiden kannst, bevor es an den Kunden geht.

• Teil B — eine Klick-für-Klick-Testliste durch jede Funktion zum Abhaken.

> Der Telefon-/Voice-Agent ist hier bewusst ausgeklammert (den nimmst du dir selbst vor).

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Teil A — Das musst/willst du selbst machen

🔴 Pflicht, bevor der Kunde live geht

**WhatsApp scharf schalten.** Läuft aktuell im **Simulationsmodus** (`WHATSAPP_DRY_RUN=1`) und die Leitung hat **noch kein Token** — es wird also real noch nichts gesendet. Zu tun: im Meta Business Manager ein **System-User-Token** (läuft nicht ab!) erstellen, es in der App unter *Einstellungen → Kanäle → WhatsApp* bei der Leitung hinterlegen, und den Simulationsmodus ausschalten. Das Umschalten (`.env` + Neustart) übernehme ich auf Zuruf, sobald du das Token hast.

**Dein persönlicher Super-Admin-Login.** Deine Adresse `conradnils12@yahoo.de` ist als Super-Admin hinterlegt, hat aber noch **kein Konto**. Einfach einmal unter `/register` mit genau dieser E-Mail registrieren → du bist **sofort** Super-Admin und siehst `/admin` inklusive Anbindungs-Status. (Alternativ setze ich dir das Passwort von `chef@demo.de` zurück.)

**Den Verschlüsselungs-Schlüssel sichern.** Der `APP_ENCRYPTION_KEY` (in der `.env`) verschlüsselt **alle** WhatsApp-Token und Postfach-Passwörter. Eine Kopie an einen sicheren Ort **außerhalb des Servers** (Passwort-Manager). Ohne ihn ist selbst ein Backup wertlos. Nie ändern, nie ins Git.

🟠 Wichtig (sonst erreichen dich Warnungen nicht / Datenverlust-Risiko)

**Alarm-Kanal einrichten.** Watchdog- und Token-Warnungen landen aktuell **nur im Log** (kein Handy-Push, plattformweiter Mailversand ist aus). Am einfachsten: ein geheimes **ntfy-Thema** in der ntfy-App wählen → ich trage `WATCHDOG_WEBHOOK` ein, dann kommen Störungen und ablaufende Tokens direkt aufs Handy.

**Off-Site-Backup.** Die nächtliche Sicherung liegt bisher nur auf dem Server. Eine automatische Kopie an einen zweiten Ort (inkl. der Schlüssel-Kopie von oben) richte ich auf Zuruf ein.

**Kunden-Postfach anbinden.** Das echte Postfach des Kunden unter *Einstellungen → E-Mail* verbinden. Bei **Google/Microsoft-Login (OAuth):** die OAuth-App vorher auf **„Produktion/veröffentlicht"** stellen — sonst laufen die Zugänge nach 7 Tagen ab. Mit App-Passwort ist es am robustesten.

⚪ Empfohlen / vor der finalen Abgabe

**Demo-Daten aufräumen.** Vor der Übergabe die Test-/Demo-Konten (`chef@demo.de`, `test@test.de`, `demo…@firma.de`) im Super-Admin deaktivieren/löschen, damit der Kunde eine saubere Umgebung sieht.

**Echte Domain** statt der `…nip.io`-Adresse (DNS auf den Server zeigen, ich stelle `DOMAIN`/HTTPS um). Optional, aber für einen zahlenden Kunden professioneller.

**Rechtliches:** Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit dem Kunden, Datenschutzerklärung übergeben (liegt als Dossier bereits vor).

**Ein Mensch schaut einmal drüber** (das Audit war gründlich und adversarial gegengeprüft, aber KI-getrieben).

Was schon erledigt ist (musst du nicht mehr machen)

• ✅ 103 Audit-Befunde behoben, live deployt, auf `main` + GitHub gesichert. Testsuite grün (SQLite + PostgreSQL).

• ✅ HTTPS aktiv, Cookies gehärtet (`COOKIE_SECURE`, `HSTS`), Session-Schutz, Rate-Limits, sauberer non-root-Container.

• ✅ Nächtliches DB-Backup (inkl. Dateianhänge), Watchdog (Selbstheilung alle 2 Min), Token-Wächter (täglich 07:00).

• ✅ Groß-Simulation mit 45 Mitarbeitern, mehreren WhatsApp-Leitungen, E-Mail und Gruppen erfolgreich durchgespielt.

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Teil B — Funktions-Test vor der Abgabe (zum Abhaken)

Tipp: Leg dir zum Testen ein frisches Konto an (Teil B, „Konto & Zugang"), damit du in einer sauberen Umgebung klickst und die echten Kundendaten nicht anfasst. Für die Kanäle (E-Mail/WhatsApp) brauchst du die Zugänge aus Teil A.

1. Konto & Zugang

Neues Konto anlegen (Registrieren)

Seite https://152.239.113.48.nip.io/register öffnen (oder auf der Login-Seite unten auf „Konto erstellen"/„Registrieren" klicken) → Formular mit Firma, E-Mail und Passwort erscheint

Oben rechts die Sprache umschalten (z. B. DE/EN) → Beschriftungen wechseln sofort die Sprache

Firmenname (z. B. „Mustermann GmbH"), eine gültige E-Mail und ein Passwort eingeben, dann „Konto erstellen" klicken → man wird eingeloggt und landet direkt auf der Einrichtungsseite (/setup)

Falscheingabe-Test 1: Registrieren mit einem Passwort das kürzer als 8 Zeichen ist → rote Fehlermeldung „Passwort zu kurz", kein Konto wird angelegt

Falscheingabe-Test 2: Registrieren mit einer E-Mail ohne @ oder mit Leerzeichen → Fehlermeldung „E-Mail ungültig"

Falscheingabe-Test 3: Firmenfeld leer lassen (oder nur Leerzeichen) → Fehlermeldung „Formular unvollständig"

Falscheingabe-Test 4: Noch einmal mit einer bereits registrierten E-Mail anlegen → Fehlermeldung „E-Mail bereits vergeben"

Pflicht-Einrichtung / Onboarding (/setup)

Auf der Einrichtungsseite Firmenname und die KI-Rufnummer eintragen → beide Felder sind Pflicht und mit Sternchen markiert

Optional Branche und eine Begrüßung eintragen → Felder sind als „optional" gekennzeichnet

Geschäftszeiten setzen: bei den Wochentagen (Montag–Sonntag) die Schalter für offene Tage einschalten und je Tag „von"- und „bis"-Uhrzeit wählen → bei ausgeschaltetem Tag sind die Uhrzeit-Felder ausgegraut

Auf „Speichern/Fertig" klicken → man wird auf das Dashboard (Startseite) weitergeleitet

Falscheingabe-Test 5: Speichern mit leerem Firmennamen oder leerer KI-Rufnummer → Fehlermeldung „Bitte Firmenname und KI-Rufnummer ausfüllen", Seite bleibt auf /setup

Falscheingabe-Test 6: bei einem Tag „von"-Zeit gleich oder später als „bis"-Zeit setzen (z. B. 17:00 bis 09:00) → Fehlermeldung „Bitte gültige Zeiten für <Tag> angeben (von muss vor bis liegen)"

Falscheingabe-Test 7: als KI-Rufnummer eine Nummer eintragen, die schon bei einem anderen Konto vergeben ist → Fehlermeldung „Rufnummer bereits vergeben"

Test „Zugang gesperrt bis fertig": Nach dem Registrieren, aber vor dem Speichern der Einrichtung, versuchen eine andere Seite (z. B. Dashboard) aufzurufen → man wird automatisch wieder zurück auf die Einrichtungsseite geschickt

Eigene Daten nachträglich ändern: Einrichtungsseite erneut über den Bearbeiten-Aufruf (/setup?edit=1) öffnen → vorhandene Angaben sind vorausgefüllt und lassen sich neu speichern

Abmelden und Anmelden

Über das Menü/Profil „Abmelden" klicken → man landet wieder auf der Login-Seite

Auf der Login-Seite (/login) E-Mail und Passwort eingeben und „Anmelden" klicken → man landet auf dem Dashboard

Falscheingabe-Test 8: Anmelden mit richtiger E-Mail, aber falschem Passwort → Fehlermeldung „E-Mail oder Passwort falsch" (verrät nicht, was von beidem falsch war)

Falscheingabe-Test 9: Anmelden mit einer nicht existierenden E-Mail → gleiche Fehlermeldung „E-Mail oder Passwort falsch"

Bremse-Test: mehrmals hintereinander mit falschem Passwort anmelden → nach mehreren Versuchen erscheint „Zu viele Versuche, bitte später erneut" (Anmeldung wird kurz gesperrt)

Passwort vergessen und zurücksetzen

Auf der Login-Seite unten auf „Passwort vergessen" klicken → Seite (/forgot) zum Anfordern eines Zurücksetz-Links erscheint

Eigene E-Mail eingeben und „Link senden" klicken → Bestätigung „Falls ein Konto existiert, wurde eine E-Mail versendet" erscheint (immer gleiche Antwort, auch bei unbekannter E-Mail)

Test mit unbekannter E-Mail: eine nicht registrierte Adresse eingeben und senden → gleiche Bestätigung, kein Hinweis dass die E-Mail unbekannt ist

Im E-Mail-Postfach die Zurücksetz-Mail öffnen und auf den Link klicken → Seite zum Setzen eines neuen Passworts (/reset) öffnet sich

Neues Passwort eingeben und speichern → Weiterleitung zur Login-Seite mit Hinweis, dass das Passwort geändert wurde; danach mit dem neuen Passwort anmelden funktioniert

Falscheingabe-Test 10: beim Zurücksetzen ein Passwort mit weniger als 8 Zeichen eingeben → Fehlermeldung „Passwort zu kurz"

Test abgelaufener/ungültiger Link: den Zurücksetz-Link ein zweites Mal verwenden (nach erfolgtem Zurücksetzen) → Seite meldet, dass der Link ungültig/abgelaufen ist

2. Vorgänge

Übersicht (Startseite mit der Vorgangsliste)

Startseite öffnen → Die Liste der Vorgänge erscheint (als Karten oder als Zeilenliste), oben eine Werkzeugleiste

Oben zwischen den Ansichten "Posteingang", "Archiv", "Papierkorb" und "Eigene" umschalten → Die Liste wechselt jeweils den Inhalt; die gewählte Ansicht ist hervorgehoben

Rechts oben zwischen Kachel-Ansicht und Listen-Ansicht (die zwei kleinen Symbole) umschalten → Die Vorgänge werden einmal als Karten, einmal als schlichte Zeilen dargestellt

Ins Suchfeld einen Namen oder ein Stichwort tippen → Die Liste zeigt nur noch passende Vorgänge; Feld leeren zeigt wieder alle

In der Filterleiste auf "Neu", "In Bearbeitung", "Erledigt" und wieder "Alle" tippen → Es werden nur Vorgänge mit dem jeweiligen Status angezeigt

Die drei runden Kanal-Symbole (WhatsApp, Telefon, E-Mail) antippen → Nur Vorgänge des gewählten Kanals bleiben übrig; erneutes Antippen hebt den Kanal-Filter wieder auf

Auf den Knopf "Filter" tippen → Ein Fenster mit weiteren Filtern öffnet sich (Priorität, Art, Zeitraum, Sortierung, "nur meine", "nur ungelesene", als Inhaber auch nach Mitarbeiter)

Im Filter-Fenster eine Priorität und einen Zeitraum wählen, dann "Anwenden" → Die Liste passt sich an, am Filter-Knopf erscheint eine kleine Markierung

Im Filter-Fenster die Sortierung auf "Priorität" bzw. "Älteste zuerst" stellen → Die Reihenfolge der Vorgänge ändert sich entsprechend

Im Filter-Fenster "Zurücksetzen" antippen → Alle Zusatzfilter sind wieder leer, es werden wieder alle Vorgänge gezeigt

Rechts neben der Filterleiste auf den Zähler achten → Die angezeigte Anzahl passt zur Menge der sichtbaren Vorgänge

Neuen Vorgang von Hand anlegen

Oben rechts auf "Neuer Vorgang" tippen → Ein Fenster zum Erfassen öffnet sich

Im Feld "Anliegen" beschreiben, worum es geht → Der Text steht im Feld

Ins Kunden-Feld einen Namen tippen → Passende Kunden aus der Kartei werden vorgeschlagen; einen anklicken übernimmt ihn (man kann das Feld auch frei lassen)

Eine Priorität wählen (Normal / Hoch / Dringend) → Die gewählte Priorität ist markiert

(Nur als Inhaber) Unter "Zuweisen" einen Mitarbeiter auswählen → Der Vorgang wird später diesem zugewiesen; ohne Auswahl landet er bei einem selbst unter "Eigene"

Auf "Anlegen" tippen → Das Fenster schließt sich und der neue Vorgang taucht in der Liste auf (Status "Neu")

Test Falscheingabe: "Neuer Vorgang" öffnen, das Anliegen leer lassen und "Anlegen" drücken → Es wird kein Vorgang erstellt, es erscheint ein Hinweis, dass das Anliegen fehlt

Einen Vorgang öffnen und bearbeiten

In der Liste einen Vorgang anklicken → Die Detailseite öffnet sich mit Kopfdaten, Zusammenfassung, Gesprächsverlauf und rechts der Steuerung

Oben links "Zurück" antippen → Man landet wieder in der Übersicht

Oben rechts das Status-Auswahlfeld öffnen und einen anderen Status wählen (Neu / In Bearbeitung / Erledigt, sowie eigene Status falls angelegt) → Der Status wechselt sofort, das Feld färbt sich passend

Rechts unter "Priorität" eine andere Stufe wählen → Die Priorität ändert sich, oben erscheint ggf. ein farbiges Prioritäts-Kennzeichen

Rechts unter "Zuständig" einen Mitarbeiter (oder "Ich") wählen bzw. "Niemand" → Die Zuweisung ändert sich; der zugewiesene Kollege bekommt eine Benachrichtigung

(Nur als Inhaber) Test Berechtigung: als normaler Mitarbeiter prüfen, dass sich fremde Vorgänge nicht anderen Kollegen zuweisen lassen → nur der Inhaber kann an andere zuweisen

Zusammenfassung & Gesprächsverlauf

Bei der Zusammenfassung auf das Aktualisieren-Symbol tippen → Die Kurz-Zusammenfassung wird neu erzeugt

Den Gesprächsverlauf durchsehen → Kunden- und eigene Nachrichten stehen als Sprechblasen untereinander

Bei einem WhatsApp- oder E-Mail-Vorgang unten ins Antwortfeld einen Text schreiben und "Senden" drücken → Die Nachricht erscheint als eigene Sprechblase im Verlauf

Beim Schreiben einer Antwort auf "Textbaustein einfügen" tippen → Ein gespeicherter Baustein wird in das Feld übernommen

Auf das Anhang-Symbol tippen und eine Datei/ein Bild anhängen, dann senden → Der Anhang wird mitgeschickt und im Verlauf angezeigt

Auf den KI-Vorschlag-Knopf tippen → Ein Antwortvorschlag wird angeboten, den man übernehmen und anpassen kann

Test Falscheingabe: Antwortfeld leer lassen und ohne Anhang auf "Senden" drücken → Es wird nichts gesendet (Hinweis auf leere Nachricht)

Test bei WhatsApp außerhalb 24 Stunden: bei einem WhatsApp-Vorgang, dessen letzte Kundennachricht über 24 Stunden her ist, antworten → Ein Hinweis erscheint, dass das 24-Stunden-Fenster geschlossen ist und nur genehmigte Vorlagen möglich sind

Notizen (internes Protokoll)

Im Bereich "Verlauf/Aktivität" ins Notizfeld einen Text schreiben und "Notiz hinzufügen" drücken → Die Notiz erscheint mit Autor und Zeit in der Aktivitätsliste

Bei einer eigenen Notiz auf Bearbeiten tippen, Text ändern und speichern → Die Notiz zeigt den geänderten Text

Bei einer Notiz auf Löschen tippen und bestätigen → Die Notiz verschwindet aus der Liste

Arbeitszeit / Tätigkeit erfassen

Bei "Tätigkeit hinzufügen" das Datum, Von- und Bis-Uhrzeit und eine Beschreibung eintragen, dann "Hinzufügen" → Der Eintrag erscheint mit berechneter Dauer in der Aktivitätsliste

Einen Eintrag über Mitternacht testen (z. B. 23:30 bis 00:30) → Die Dauer wird korrekt als 60 Minuten berechnet (nicht negativ)

Einen Tätigkeitseintrag bearbeiten (Zeiten/Text ändern) und speichern → Dauer und Text werden aktualisiert

Einen Tätigkeitseintrag löschen und bestätigen → Der Eintrag verschwindet

Oben bei der Tätigkeitsübersicht auf die Summe achten → Die aufsummierte Arbeitszeit passt zu den einzelnen Einträgen

Kunde zuordnen

Ist noch kein Kunde zugeordnet, rechts unter "Kunde" einen Namen ins Suchfeld tippen → Passende Kunden aus der Kartei werden vorgeschlagen

Einen vorgeschlagenen Kunden anklicken → Der Vorgang ist diesem Kunden zugeordnet (oben erscheint "Bestandskunde"); weitere Vorgänge desselben Kontakts werden mit übernommen

Stattdessen auf "Neuen Kunden anlegen" tippen, Namen und optional einen Status eingeben und speichern → Ein neuer Kunde wird angelegt und dem Vorgang zugeordnet

Bei einem bereits zugeordneten Kunden auf den Link zur Kundenkartei tippen → Die Kundenseite öffnet sich

Gruppe / Vertraulich (nur als Inhaber)

Rechts unter "Gruppe" eine Gruppe auswählen → Die Zuordnung wird sofort gespeichert (die Auswahl bleibt stehen)

Das Schloss-Symbol bei "Vertraulich" anklicken → Der Vorgang wird als vertraulich markiert (Schloss gefüllt); erneutes Klicken hebt es auf

Als PDF exportieren

Beim Gesprächsverlauf auf "PDF" tippen → Es öffnet sich ein PDF mit dem kompletten Vorgang (Kopfdaten und Verlauf), das man speichern/drucken kann

Archivieren, Papierkorb, Wiederherstellen, endgültig löschen

Auf der Vorgangsseite oben rechts auf das Drei-Punkte-Menü tippen → Ein Menü mit Aktionen öffnet sich

"Archivieren" wählen → Der Vorgang verschwindet aus dem Posteingang und ist unter "Archiv" zu finden

Im Archiv einen Vorgang über das Menü "Wiederherstellen" → Er ist wieder im Posteingang

Über das Menü "In den Papierkorb" wählen → Der Vorgang liegt in der Ansicht "Papierkorb"

Im Papierkorb einen Vorgang "Wiederherstellen" → Er ist wieder im Posteingang

(Nur als Inhaber) Im Papierkorb "Endgültig löschen" wählen und die Sicherheitsabfrage bestätigen → Der Vorgang ist unwiderruflich weg

Test Berechtigung: als normaler Mitarbeiter im Papierkorb prüfen → die Aktion "Endgültig löschen" ist nicht verfügbar

Massenaktionen (mehrere Vorgänge auf einmal)

In der Übersicht bei mehreren Vorgängen die Auswahl-Kästchen anhaken → Unten erscheint eine Leiste mit der Anzahl der ausgewählten Vorgänge

In der Leiste "Gelesen" bzw. "Ungelesen" antippen → Alle ausgewählten Vorgänge werden entsprechend markiert

In der Leiste über das Status-Auswahlfeld einen Status setzen (auch eigene Status möglich) → Alle Ausgewählten erhalten diesen Status

(Nur als Inhaber) In der Leiste über "Zuweisen" einen Mitarbeiter (oder "Niemand") wählen → Alle Ausgewählten werden zugewiesen

In der Leiste "Archivieren" antippen → Alle Ausgewählten wandern ins Archiv

In der Leiste "In den Papierkorb" antippen → Alle Ausgewählten landen im Papierkorb

In der Papierkorb-Ansicht mehrere auswählen und wiederherstellen → Sie sind wieder im Posteingang

Auf das X in der Auswahl-Leiste tippen → Die Auswahl wird aufgehoben, die Leiste verschwindet

3. Suche

Vorgänge durchsuchen (Startseite / Posteingang)

Auf der Startseite oben in das Suchfeld mit der Lupe (Text „Name, Nummer oder Anliegen suchen …") einen Namen eines bekannten Kunden eintippen → nach kurzer Verzögerung erscheinen nur noch die passenden Vorgänge; über der Liste steht „X Treffer im Verlauf".

Nach einer Telefonnummer suchen → der/die Vorgänge mit dieser Nummer werden gefunden.

Nach einem Wort aus dem Anliegen/Betreff suchen (z. B. „Termin" oder „Rechnung") → alle Vorgänge, in denen das vorkommt, werden angezeigt, auch ältere aus dem Verlauf, nicht nur die auf dem Bildschirm.

Zwei Wörter zusammen eingeben (z. B. „Müller Termin") → es erscheinen nur Vorgänge, in denen BEIDE Wörter vorkommen (nicht Treffer, die nur eins der Wörter enthalten).

Umlaut-Test: einmal „Müller" und einmal „Mueller" bzw. „muller" eingeben → beide Schreibweisen finden denselben Kunden (Groß-/Kleinschreibung und Umlaute sind egal).

Suchbegriff eingeben, der in einer Nachricht mitten im Gesprächsverlauf steht → der Vorgang wird gefunden (die Suche schaut in den ganzen Gesprächsverlauf, nicht nur in Name/Betreff).

Falsche Eingabe testen: einen Unsinn-Begriff eingeben, den es nicht gibt (z. B. „xyzabc123") → über der Liste steht „0 Treffer" und darunter der Hinweis „Keine Treffer im gesamten Verlauf." (App bleibt bedienbar, kein Absturz).

Suchfeld wieder komplett leeren (Text löschen) → die normale Vorgangsliste kommt sofort zurück, mit der gewohnten Anzahl unten.

Sehr viele Treffer erzeugen (kurzer, häufiger Begriff) → oben steht der Zusatz „(erste 100 angezeigt)", d. h. die Liste ist gekürzt und stürzt nicht ab.

Suche zusammen mit Filtern

Oben eine Ansicht wechseln (Posteingang / Archiv / Papierkorb) und dann suchen → die Suche liefert Treffer aus der gerade gewählten Ansicht.

Erst über den Knopf „Filter" (oben rechts) einen Filter setzen (z. B. Status „Neu" oder einen Zeitraum) und dann im Suchfeld tippen → beide wirken zusammen; nur passende Vorgänge bleiben übrig.

Filter und Ansicht bleiben gespeichert

Auf der Startseite oben einen Statusfilter anklicken (z. B. „In Bearbeitung"), einen Kanal (WhatsApp/E-Mail) und ggf. die Ansicht (Karten/Liste) wählen → Auswahl ist sichtbar aktiv (hervorgehoben, Zähler am Filterknopf).

Die Seite neu laden (Browser-Aktualisieren) → dieselben Filter und dieselbe Ansicht sind noch eingestellt, es springt nicht auf „Alle" zurück.

Zu einem Vorgang klicken und über „Zurück" wieder zur Startseite → die vorher gesetzten Filter sind weiterhin aktiv (bleiben beim Navigieren erhalten).

Im Filter-Fenster auf „Zurücksetzen" klicken → alle Filter gehen auf „Alle" zurück und die volle Liste erscheint wieder.

Kunden durchsuchen (Menü „Kunden")

Im Menü „Kunden" öffnen und oben in das Suchfeld (Text „Kunde suchen (Name oder Nummer) …") einen Namen eintippen → die Kundenliste zeigt sofort nur noch die passenden Kunden.

Nach Nummer, E-Mail oder Adresse suchen → der passende Kunde wird gefunden (die Suche schaut in Name, Nummer, E-Mail, Adresse und Status).

Zwei Wörter eingeben und Umlaut-Test wie oben → beide Wörter müssen passen; „ä/ae" und Groß-/Kleinschreibung egal.

Über der Liste die Status-Chips (z. B. „Neukunde", „Stammkunde") anklicken, auch mehrere → es werden Kunden dieser Status gezeigt; zusammen mit dem Suchtext eingegrenzt.

Auf den Chip „Alle" klicken → die Status-Auswahl wird zurückgesetzt, alle Kunden erscheinen wieder.

Einen Status-Chip auswählen, dann die Kundenseite verlassen und erneut öffnen → die gewählten Status-Chips sind noch aktiv (Auswahl wird gemerkt).

Nicht existierenden Kundennamen eingeben → die Liste wird leer bzw. zeigt keine Zeilen, ohne Fehlermeldung; nach dem Leeren des Feldes sind alle Kunden wieder da.

4. Kunden

Kundenliste ansehen & durchsuchen

Im Hauptmenü links auf „Kunden" klicken → Die Kundenliste öffnet sich; oben steht, wie viele Kunden es insgesamt gibt.

Falls noch gar keine Kunden da sind → Es erscheint der Hinweis „Noch keine Kunden hinterlegt." mit einem Link zu den Einstellungen (nur beim Inhaber-Konto sichtbar).

Oben ins Suchfeld einen Namen tippen (z. B. „wagner") → Die Liste zeigt sofort nur noch passende Kunden; die anderen verschwinden.

Mit Umlaut-Test: „backerei" statt „Bäckerei" eingeben → Der Kunde „Bäckerei …" wird trotzdem gefunden.

Einen Unsinn-Suchbegriff eingeben (z. B. „xyz123") → Es erscheint der Hinweis, dass kein Kunde passt.

Suchfeld wieder leeren → Alle Kunden sind wieder sichtbar.

Prüfen, dass ein VIP-Kunde am linken Rand einen goldenen Streifen und ein kleines Stern-Symbol neben dem Status hat → VIP hebt sich deutlich von den anderen ab.

Bei sehr vielen Kunden (mehr als angezeigt) unten schauen → Ein Hinweis erklärt, dass nur die ersten Kunden gezeigt werden und man die Suche nutzen soll.

Nach Kundenstatus filtern

Über der Liste auf einen Status-Knopf klicken (z. B. „VIP" oder „Neukunde") → Nur Kunden mit diesem Status bleiben stehen; auf dem Knopf steht die Anzahl.

Einen zweiten Status-Knopf zusätzlich anklicken → Kunden beider Status werden zusammen angezeigt (Mehrfachauswahl).

Falls vorhanden, auf „Ohne Status" klicken → Es erscheinen nur Kunden, bei denen kein Status hinterlegt ist.

Status-Filter mit einem Suchbegriff kombinieren → Es bleiben nur Kunden übrig, die beides erfüllen.

Auf „Alle" klicken → Der Filter wird zurückgesetzt, alle Kunden sind wieder da.

Die Seite neu laden → Die zuletzt gewählten Status-Filter sind noch aktiv (werden gemerkt).

Kundenkartei (Einzelansicht) ansehen

Eine Kundenzeile anklicken → Die Kundenkartei öffnet sich mit Name, Initialen-Bild, Status-Kennzeichen und ganz oben rechts drei Zahlen (Vorgänge gesamt, offen, Kanäle).

Prüfen, ob unter dem Namen die richtigen Kennzeichen stehen (z. B. „In Liste", „VIP", ggf. „Wiederkehrend" und Kategorie-Etiketten) → Sie passen zum Kunden.

Im Kasten „Kontakt" prüfen, dass Telefon, E-Mail, Adresse und Status korrekt angezeigt werden → Alles stimmt mit dem Kunden überein.

Falls eine Notiz hinterlegt ist → Sie steht als eigener Textkasten unter den Kontaktdaten.

Rechts den Verlauf ansehen und einen Vorgang aufklappen → Die Gesprächs-/Nachrichtenverlauf-Punkte werden sichtbar; „Vorgang öffnen" führt zum ganzen Vorgang.

Bei einem Kunden ohne Vorgänge prüfen → Es steht ein freundlicher „noch keine Vorgänge"-Hinweis statt einer leeren Liste.

Oben links auf „Zurück" klicken → Man landet wieder in der Kundenliste.

Kunde bearbeiten

In der Kundenkartei auf „Bearbeiten" klicken → Ein Fenster mit Feldern für Name, E-Mail, Status, Adresse, Notiz (und ggf. Kategorien) öffnet sich.

Bei einem Telefon-Kunden prüfen, dass das Telefonfeld ausgegraut/gesperrt ist → Die Nummer lässt sich hier bewusst nicht ändern.

Status auf „VIP" setzen und speichern → Die Kartei zeigt danach das goldene VIP-Kennzeichen, und in der Kundenliste erscheint der goldene Streifen.

Adresse und eine Notiz eintragen und speichern → Beide werden in der Kartei angezeigt.

Falls Kategorien angeboten werden: eine Kategorie ankreuzen und speichern → Das farbige Kategorie-Etikett erscheint oben bei den Kennzeichen.

Im Bearbeiten-Fenster auf „Abbrechen" klicken → Das Fenster schließt sich, nichts wird geändert.

Weitere Kontakte / weitere Adressen (Mehrfachkontakte)

In der Kartei im Kasten „Weitere Kontakte" unten die Art wählen (Telefon / E-Mail / Adresse), einen Wert eintippen und auf „Hinzufügen" klicken → Der zusätzliche Kontakt erscheint sofort in der Liste darüber.

Eine zweite Adresse ergänzen → Sie wird als eigene Zeile mit „Adresse" gezeigt.

Das Feld leer lassen und auf „Hinzufügen" klicken → Es wird nichts angelegt (Eingabe wird verlangt).

Bei einem Zusatzkontakt rechts auf das kleine „x" klicken → Es kommt eine Sicherheitsrückfrage; nach Bestätigen verschwindet der Kontakt.

(Hinweis zur Kontrolle) Diesen Bereich gibt es nur bei bereits angelegten Kunden → Bei einem reinen Anrufer ohne Kundendatensatz fehlt der Kasten.

Kunde löschen (nur Inhaber)

In der Kartei auf „Bearbeiten" und dann unten auf „Kunde löschen" klicken → Es erscheint die Rückfrage „Diesen Kunden endgültig löschen?".

Rückfrage bestätigen → Der Kunde ist aus der Liste verschwunden (samt Zusatzkontakten).

Beim Löschen einmal auf „Abbrechen" gehen → Der Kunde bleibt erhalten.

(Falls mit einem Team-/Mitarbeiter-Konto getestet) → Der Lösch-Knopf ist gar nicht sichtbar (nur der Inhaber darf löschen).

Neuen Kunden anlegen

Prüfen: In der Kundenliste gibt es bewusst keinen „Neu"-Knopf → Kunden entstehen entweder aus Anrufen/Nachrichten oder über den Import (siehe unten).

In einer Kartei eines noch nicht gespeicherten Kontakts auf „Bearbeiten", Name/Status eintragen und speichern → Der Kontakt wird als Kunde übernommen (Kennzeichen wechselt auf „In Liste").

Falscheingabe-Test: im Bearbeiten-Fenster alles leer lassen (kein Name, keine Nummer, keine E-Mail) und speichern → Es wird kein leerer Kunde angelegt; es erscheint ein Hinweis, dass die Angaben fehlen.

Kunden aus Datei importieren (CSV/Excel) – nur Inhaber

Ins Menü „Einstellungen" gehen und zum Abschnitt „Kunden" scrollen → Dort steht, wie viele Kontakte aktuell gespeichert sind.

Auf „Beispiel-Datei herunterladen" klicken → Eine Beispiel-CSV mit Spalten Name/Telefon/E-Mail/Status wird heruntergeladen und öffnet sauber in Excel.

Eine echte oder die Beispiel-Datei über „Datei auswählen" hochladen und importieren → Eine grüne Rückmeldung zeigt, wie viele Zeilen übernommen wurden und welche Spalte als was erkannt wurde (z. B. „Name ← Firmenname").

Danach die Kundenliste öffnen → Die importierten Kunden stehen wirklich drin.

Eine Datei mit anderen Spaltenüberschriften (z. B. „Firma", „Handy") testen → Der Import erkennt die Spalten trotzdem korrekt.

Falscheingabe-Test 1: eine leere oder kaputte Datei hochladen → Es erscheint die Warnung „Keine verwertbaren Zeilen …" und der bestehende Kundenstamm bleibt unverändert (wird NICHT gelöscht).

Falscheingabe-Test 2: eine Datei hochladen, die gar keine Tabelle ist (z. B. ein Bild in .csv umbenannt) → Es kommt eine Fehlermeldung, dass die Datei nicht gelesen werden konnte.

Kundenliste automatisch abgleichen (Sync)

In den Einstellungen im Abschnitt „Kunden" eine Quell-Adresse (Link zu einer CSV) eintragen, ein Intervall wählen (aus / stündlich / täglich) und speichern → Die Einstellung wird mit Bestätigung gespeichert.

Auf „Jetzt synchronisieren" klicken → Es erscheint eine Erfolgsmeldung und unten „Zuletzt: …" mit „ok" und Anzahl.

Falscheingabe-Test: eine ungültige/nicht erreichbare Adresse eintragen und „Jetzt synchronisieren" klicken → Unten bei „Zuletzt" erscheint eine rote Fehlermeldung statt „ok".

Werbe-Sperrliste

Im Menü auf „Werbe-Sperrliste" klicken → Die Seite mit Eingabefeld und der Liste gesperrter Nummern öffnet sich.

Eine Telefonnummer (z. B. +49 30 1234567) und optional eine Bezeichnung eintragen und auf „Hinzufügen" klicken → Die Nummer erscheint als neuer Eintrag mit Datum (und deinem Namen).

Falscheingabe-Test: eine unsinnige „Nummer" (z. B. „abc") eintragen und speichern → Es erscheint die Meldung „Ungültige Telefonnummer." und es wird nichts hinzugefügt.

Das Nummernfeld leer lassen und auf „Hinzufügen" klicken → Es wird eine Eingabe verlangt, nichts wird gespeichert.

Bei einem Eintrag auf „Entfernen" klicken → Es kommt eine Sicherheitsrückfrage; nach Bestätigen verschwindet die Nummer aus der Liste.

Wenn die Liste leer ist → Es erscheint ein Platzhalter-Hinweis statt einer leeren Fläche.

5. Termine & Kalender

Kalender öffnen & Ansicht

Im linken Menü auf „Kalender" klicken → Der Monatskalender öffnet sich mit dem aktuellen Monat und einem Raster aus Wochentagen und Tageskästchen.

Oben auf den Pfeil „›" (vor) und dann „‹" (zurück) klicken → Der angezeigte Monat wechselt jeweils einen Monat weiter bzw. zurück, die Monatsüberschrift ändert sich mit.

Auf den Knopf „Heute" klicken (erscheint nur, wenn man nicht im aktuellen Monat ist) → Der Kalender springt zurück auf den heutigen Monat, der heutige Tag ist rund/farbig hervorgehoben.

Oben rechts zwischen „Monat" und „Liste" umschalten → Bei „Liste" verschwindet das Raster und alle Termine des Monats erscheinen untereinander als Tagesliste; bei „Monat" ist wieder das Kästchen-Raster da. (Die Auswahl bleibt beim nächsten Öffnen erhalten.)

Termin anlegen

Oben rechts auf „+ Neuer Termin" klicken → Ein Fenster „Neuer Termin" öffnet sich mit Feldern für Titel, Datum, Uhrzeit, Ende, Kontakt und Notizen.

Alternativ direkt in ein leeres Tageskästchen im Kalender klicken → Dasselbe Fenster öffnet sich, das Datum ist schon auf den angeklickten Tag gesetzt.

Titel eingeben (z. B. „Heizung Müller"), Datum, Uhrzeit (Standard 09:00) und optional eine Endzeit wählen, dann auf „Speichern" klicken → Das Fenster schließt sich und der neue Termin erscheint als Kästchen am richtigen Tag im Kalender und in der Liste „Kommende Termine" rechts.

Erneut einen Termin anlegen und ins Feld „Kontakt" den Anfang eines bekannten Kundennamens tippen → Es klappt eine Vorschlagsliste mit passenden Kunden auf; auf einen Vorschlag klicken übernimmt Name und Telefonnummer automatisch.

Falscheingabe prüfen: Neuen Termin anlegen, aber das Feld „Titel" leer lassen und auf „Speichern" klicken → Der Termin wird nicht gespeichert, der Browser markiert das Titelfeld als Pflichtfeld.

Falscheingabe prüfen: Termin mit Uhrzeit 14:00 und Ende 13:00 (Ende vor Beginn) speichern → Der Termin wird nicht gespeichert, oben erscheint ein roter Hinweis, dass das Ende vor dem Beginn liegt.

Termin ansehen, bearbeiten, löschen

Auf einen bestehenden Termin im Kalender (oder in der Liste „Kommende Termine") klicken → Ein Übersichtsfenster öffnet sich mit Titel, Datum/Uhrzeit, Kontakt und Notizen (nur zum Lesen), plus Knöpfen „Bearbeiten", „In meinen Kalender", „Abbrechen" und dem Link „Löschen".

Im Übersichtsfenster auf „Bearbeiten" klicken, einen Wert ändern (z. B. Uhrzeit) und „Speichern" → Das Fenster schließt sich und der Termin steht mit den geänderten Angaben im Kalender.

Einen Termin verschieben: Termin öffnen, „Bearbeiten", ein anderes Datum wählen, „Speichern" → Der Termin verschwindet vom alten Tag und erscheint am neuen Tag; der Kalender springt in den Monat des neuen Datums.

Bei einem Termin, der mit einem Vorgang verknüpft ist (violett dargestellt), im Übersichtsfenster auf den Link „Verknüpfter Vorgang →" klicken → Der zugehörige Vorgang/Fall öffnet sich.

Im Übersichtsfenster auf „Löschen" klicken → Es erscheint eine Sicherheitsabfrage; nach Bestätigen verschwindet der Termin aus Kalender und Liste.

Termin in den eigenen Handy-Kalender holen (ICS-Datei)

Einen Termin öffnen und auf „In meinen Kalender" klicken → Am PC/iPhone wird eine Kalenderdatei (.ics) heruntergeladen bzw. eine Kalender-Vorschau geöffnet; auf einem Android-Handy öffnet sich stattdessen die Google-Kalender-Vorlage mit den Termindaten zum Speichern.

Meine Abwesenheit (rechte Spalte)

In der Karte „Meine Abwesenheit" eine Art wählen (z. B. Urlaub / nicht im Büro / nicht erreichbar), ein „Von"- und „Bis"-Datum eingeben und auf „Hinzufügen" klicken → Die Abwesenheit erscheint als Eintrag in der Liste, eine grüne Bestätigung wird kurz angezeigt und die betroffenen Tage sind im Kalender getönt.

Neben einem Abwesenheits-Eintrag auf das kleine „✕" klicken → Nach der Sicherheitsabfrage verschwindet der Eintrag und die Tönung der Tage im Kalender ist wieder weg.

Kalender verbinden – eigenes Abo (oben rechts „Kalender verbinden")

Oben rechts auf „Kalender verbinden" klicken → Ein Fenster öffnet sich mit den Geräte-Knöpfen „iPhone / iPad" und „Android", der Abo-Adresse, (am PC) zwei QR-Codes und dem Bereich für externe Kalender. Das erkannte Gerät ist mit einem Empfehlungs-Hinweis markiert.

Auf „iPhone / iPad" bzw. „Android" klicken → Es öffnet sich der Weg, den eigenen Terminkalender im Handy-Kalender zu abonnieren (Apple über webcal, Android über Google Kalender).

Auf „Kopieren" neben der Abo-Adresse klicken → Der Knopf zeigt kurz „Kopiert" an; die Adresse liegt in der Zwischenablage.

Auf „So geht's" (aufklappbarer Bereich) klicken → Es klappen kurze Schritt-Erklärungen für Apple, Android und andere auf.

Am PC die beiden QR-Codes mit dem Handy scannen → Der Kalender lässt sich direkt auf dem Handy abonnieren.

Auf „Adresse neu erzeugen" (Reset) klicken → Nach der Bestätigung entsteht eine neue Abo-Adresse; die alte funktioniert danach nicht mehr.

Externe Kalender einbinden (im selben „Kalender verbinden"-Fenster, unterer Bereich)

Eine Farbe wählen, einen Namen und die iCal-Adresse (endet meist auf .ics) eines fremden Kalenders eingeben und auf „Hinzufügen" klicken → Der Kalender erscheint in der Liste; seine Termine tauchen (in der gewählten Farbe) im Kalender auf und sind nur zum Lesen.

Auf einen so eingebundenen, farbigen Fremdtermin im Kalender klicken → Ein kleines Info-Fenster zeigt Titel, Zeit, Ort, Kalendername und Beschreibung; es gibt bewusst kein Bearbeiten/Löschen für diese Termine.

Auf „Aktualisieren" klicken → Die eingebundenen Kalender werden neu abgerufen; bei einem Kalender mit Fehler erscheint ein rotes Warndreieck neben dem Namen.

Neben einem eingebundenen Kalender auf „✕" klicken → Nach der Sicherheitsabfrage ist der Kalender samt seiner Termine wieder aus dem Kalender verschwunden.

Falscheingabe prüfen: Beim Hinzufügen eines externen Kalenders das Adressfeld leer lassen oder Unsinn statt einer Web-Adresse eintippen und „Hinzufügen" → Der Browser blockiert das Absenden bzw. es wird kein Kalender hinzugefügt.

Hinweis für Nils (nicht blockierendes Verhalten)

Zwei Termine bewusst auf dieselbe Uhrzeit am selben Tag legen (Doppelbelegung) → Beide Termine werden gespeichert und nebeneinander angezeigt; die App warnt hier nicht – das ist erwartetes Verhalten (Zeitüberschneidung ist erlaubt).

Einen Termin auf eine ungewöhnliche Uhrzeit außerhalb üblicher Geschäftszeiten legen (z. B. 22:00) → Der Termin wird ganz normal gespeichert und angezeigt; es gibt hier keine Sperre oder Warnung.

6. E-Mail-Kanal

Vorbereitung durch Nils (einmalig, kein Test-Schritt): Für Gmail/Yahoo brauchst du ein "App-Passwort" (nicht dein normales Passwort) – das erstellst du beim Anbieter in den Konto-Sicherheitseinstellungen, meist ist dort die Zwei-Faktor-Anmeldung nötig. Für Gmail und Outlook gibt es alternativ den Ein-Klick-Knopf "Mit Google/Microsoft anmelden" ganz ohne Passwort. Halte diese Zugangsdaten bereit, bevor du unten testest.

Oben ins Menü "Einstellungen" gehen und zur Karte "E-Mail-Postfach" scrollen → Überschrift "E-Mail-Postfach" mit Beschreibung "Verbinde dein Postfach – neue E-Mails landen als Vorgänge" ist sichtbar

Bei "Postfach hinzufügen" den Anbieter-Knopf des eigenen Anbieters anklicken (Gmail, Outlook, Yahoo, GMX, Web.de, T-Online, IONOS, Strato, mailbox.org oder "Anderer (IMAP)") → der Knopf wird farbig markiert

Anbieter "Anderer (IMAP)" anklicken → es erscheinen zusätzliche Felder "IMAP-Server" und "Port"; bei allen anderen Anbietern bleiben diese ausgeblendet (werden automatisch gesetzt)

"E-Mail-Adresse" eintragen und im Feld "App-Passwort" das App-Passwort einfügen → unter dem Feld steht der passende Hinweis (bei Gmail/Yahoo ein anklickbarer Link "App-Passwort beim Anbieter erstellen")

(Nur Gmail) Knopf "Mit Google anmelden" anklicken → du wirst zu Google weitergeleitet und nach dem Freigeben zeigt die Karte "Mit Google verbunden" mit deiner Adresse

(Nur Outlook) Knopf "Mit Microsoft anmelden" anklicken → Hinweis erscheint, dass Microsoft-Postfächer nur per direkter Anmeldung gehen (App-Passwörter sind bei Microsoft abgeschaltet, Versand noch nicht möglich)

Bei "Abrufen" ein Intervall wählen (z. B. "alle 5 Minuten") und bei "Ordner" INBOX stehen lassen → Auswahl bleibt gesetzt

Bei "Alte E-Mails importieren" testweise "letzte 10" wählen → Auswahl bleibt gesetzt (beim ersten Verbinden werden dann die jüngsten Mails übernommen)

Knopf "Verbindung testen" anklicken → rechts daneben erscheint in Grün "Verbindung erfolgreich"

FEHLEREINGABE prüfen: ein falsches Passwort eintippen und erneut "Verbindung testen" → es erscheint in Rot "Verbindung fehlgeschlagen" mit einer verständlichen Begründung

Feld "Antwort-Signatur" mit Name/Firma/Kontakt füllen → Hinweis "Wird an ausgehende E-Mail-Antworten angehängt" ist sichtbar

(Optional) Bereich "SMTP-Versand (optional)" aufklappen → Felder für SMTP-Server, Port und Verschlüsselung erscheinen; leer lassen ist ok (wird automatisch bestimmt)

Knopf "Speichern" anklicken → oben in der Karte erscheint das grüne Etikett "Verbunden" und das Postfach taucht in der Liste "Verbundene Postfächer" auf

Alternative Weiterleitungs-Adresse ansehen: den Kasten "Postfach per Weiterleitung verbinden" und Knopf "Kopieren" anklicken → die lange Adresse wird kopiert (Häkchen erscheint kurz auf dem Knopf)

Von einem fremden Postfach (z. B. privates Handy) eine Testmail an deine verbundene Adresse schicken, dann in den Einstellungen bei dem Postfach "Jetzt abrufen" anklicken → Meldung "E-Mails abgerufen." und beim Postfach steht "Zuletzt abgerufen" mit der Anzahl neuer Mails

Ins "Dashboard" wechseln → die Testmail erscheint als neuer Vorgang mit E-Mail-Symbol und dem Kennzeichen "E-Mail"

Den neuen Vorgang öffnen → Betreff, Absender und Text der Mail werden als E-Mail-Karte angezeigt

Unten im Vorgang im Antwortfeld einen Text tippen → über dem Feld steht "Antwort geht als E-Mail von <deine Adresse> raus"

(Falls Textbausteine angelegt sind) im Auswahlmenü "Baustein einfügen" einen wählen → der Text wird ins Antwortfeld eingesetzt

Auf "Anhang" klicken und eine kleine Datei (z. B. ein PDF) auswählen → der Dateiname erscheint als kleiner Chip über dem Antwortfeld, mit x zum Entfernen

Auf "Senden" klicken → es erscheint "Antwort gesendet." und die Antwort taucht als eigene Karte/Anhang im Vorgangsverlauf auf

Im fremden Postfach (dem Empfänger) die Antwort öffnen → deine getippte Nachricht steht drin, darunter die hinterlegte Signatur, und die mitgeschickte Datei ist als Anhang dabei

FEHLEREINGABE prüfen: eine sehr große Datei anhängen und senden → es erscheint der Hinweis "Anhang zu groß – bitte eine kleinere Datei wählen." (Mail wird nicht verschickt)

Zum Schluss in den Einstellungen beim Postfach auf "Entfernen" (roter Knopf) klicken → Rückfrage "Dieses Postfach wirklich entfernen?"; nach Bestätigen verschwindet es aus der Liste und die Karte zeigt wieder "Noch kein Postfach verbunden."

7. WhatsApp-Kanal

Hinweis vorab (wichtig): Solange die Anlage im Testmodus laeuft (WHATSAPP_DRY_RUN nicht auf 0 bzw. kein echtes Meta-Token), wird beim Antworten NICHTS wirklich an ein Handy geschickt - die App meldet nur "gesendet". Echte WhatsApp-Nachrichten kommen erst an, wenn ein echtes Meta-Token hinterlegt ist und der Testmodus ausgeschaltet wurde. Bitte einmal mit dem Entwickler bestaetigen, dass fuer den echten Kundenbetrieb umgestellt ist.

Nummer verbinden (Einstellungen)

Menue "Einstellungen" oeffnen und zum Kasten "WhatsApp verbinden" scrollen → oben rechts steht ein graues Feld "Nicht verbunden", solange noch keine Nummer eingetragen ist

Im Feld "Phone Number ID" die Nummern-ID aus dem Meta-Dashboard eintragen, unter "Access Token" das Token einfuegen, bei "Bezeichnung" optional einen Namen (z. B. "Service") und optional das "App Secret" → danach auf "Nummer hinzufuegen" klicken

Nach dem Hinzufuegen erscheint die Nummer in der Liste "Verbundene Nummern" (mit Bezeichnung und maskiertem Token), oben rechts wechselt das Feld auf gruen "Verbunden"

Falsche Eingabe testen: "Nummer hinzufuegen" klicken, ohne eine Phone Number ID einzutragen → es erscheint der Hinweis "Bitte eine Phone Number ID angeben." und es wird nichts gespeichert

Dieselbe Phone Number ID ein zweites Mal eintragen und speichern → es erscheint der Hinweis, dass diese WhatsApp-Nummer bereits einem anderen Konto zugeordnet ist

Bei einer verbundenen Nummer auf "Test" (grauer Knopf neben der Nummer) klicken → es erscheint eine Rueckmeldung, ob die Verbindung zu WhatsApp funktioniert (Erfolg mit erkanntem Namen bzw. eine verstaendliche Fehlermeldung)

Mehrere Nummern anlegen (falls gewuenscht): eine zweite Nummer hinzufuegen → beide erscheinen untereinander in der Liste

Eine Nummer entfernen: neben der Nummer auf "Entfernen" klicken → es kommt die Sicherheitsabfrage "Diese WhatsApp-Nummer wirklich entfernen?"; nach Bestaetigen verschwindet die Nummer aus der Liste

Eingehende Nachricht wird zum Vorgang

Von einem Handy eine WhatsApp-Nachricht an die verbundene Nummer schicken (im echten Betrieb) → im Posteingang/Dashboard taucht ein neuer Vorgang mit dem WhatsApp-Symbol und dem Kennzeichen "WhatsApp" auf

Den Vorgang oeffnen → der Nachrichtentext des Kunden ist als Sprechblase auf der Kundenseite zu sehen, oben ist der Kanal als "WhatsApp" gekennzeichnet

Eine WhatsApp mit Foto/Datei schicken → im Vorgang erscheint der Anhang (Bild/Datei) auf der Kundenseite und laesst sich anklicken/oeffnen

Aus dem Vorgang antworten (innerhalb 24 Stunden)

Solange die letzte Kundennachricht keine 24 Stunden her ist, im Vorgang unten das Antwortfeld nutzen → dort steht der Hinweis "Antwortfenster offen · noch X h"

Einen Text ins Antwortfeld schreiben und auf "Senden" klicken → die Antwort erscheint als eigene Sprechblase auf der rechten Seite; darunter erscheint spaeter der Zustellstatus (gesendet / zugestellt / gelesen)

Auf "Anhang" klicken, eine Datei/ein Bild auswaehlen und senden → der Anhang erscheint als selbst gesendete Nachricht im Chatverlauf

Falls Antwort-Vorlagen (Textbausteine) hinterlegt sind: im Auswahlfeld einen Baustein waehlen → der Text wird ins Antwortfeld eingesetzt und kann vor dem Senden angepasst werden

Zu grosse Datei anhaengen und senden → es erscheint der Hinweis, dass der Anhang zu gross ist; es wird nichts gesendet

Antwortfeld leer lassen und ohne Text/Anhang auf "Senden" klicken → es wird nichts gesendet (kein leerer Eintrag im Verlauf)

Antworten nach Ablauf der 24 Stunden (nur Vorlage)

Einen WhatsApp-Vorgang oeffnen, dessen letzte Kundennachricht aelter als 24 Stunden ist → statt des freien Antwortfeldes erscheint der Hinweis "24-Stunden-Fenster geschlossen - nur Vorlagen moeglich"

Falls genehmigte Vorlagen vorhanden sind: im Feld "Vorlage waehlen" eine Vorlage auswaehlen, ggf. Platzhalter ausfuellen und auf "Vorlage senden" klicken → die Vorlagen-Nachricht erscheint als gesendete Nachricht im Verlauf

Sind keine Vorlagen hinterlegt: es wird ein Hinweis-Link zu den Einstellungen angezeigt, statt eines Sende-Knopfes

Versuch bestaetigen, dass im geschlossenen Fenster KEIN freier Text getippt werden kann (nur die Vorlagen-Auswahl ist verfuegbar)

Nicht-verbunden-Zustand

Falls noch keine WhatsApp-Nummer verbunden ist, in einem WhatsApp-Vorgang antworten → es erscheint ein Hinweis wie "WhatsApp ist noch nicht verbunden." bzw. das Senden schlaegt mit verstaendlicher Meldung fehl

8. Team, Mitarbeiter, Gruppen & Rechte

Als Inhaber angemeldet – Mitarbeiter anlegen

Links im Menü unter „Verwaltung" auf **Team** klicken → Die Team-Seite öffnet sich mit zwei Reitern oben: „Team" und „Gruppen".

Im Reiter „Team" oben rechts auf **Mitarbeiter hinzufügen** (Plus) klicken → Ein Eingabe-Kasten klappt auf mit Feldern E-Mail, Passwort und Rolle.

E-Mail, ein Passwort (mind. 8 Zeichen) eingeben, Rolle auf **Mitarbeiter** lassen, auf **Hinzufügen** klicken → Grüner Hinweis „Gespeichert" erscheint und der neue Mitarbeiter taucht als Karte in der Liste auf.

Test Fehleingabe: erneut hinzufügen mit einer ungültigen E-Mail (z. B. ohne @) → Roter Hinweis, dass die E-Mail nicht stimmt; kein neuer Mitarbeiter wird angelegt.

Test Fehleingabe: hinzufügen mit einem zu kurzen Passwort (weniger als 8 Zeichen) → Roter Hinweis zum Passwort; kein neuer Mitarbeiter.

Test Fehleingabe: dieselbe E-Mail ein zweites Mal anlegen → Roter Hinweis, dass die E-Mail schon vergeben ist.

Einen zweiten Nutzer mit Rolle **Inhaber** anlegen (für den Chef-Test später) → Karte zeigt bei ihm die Kennzeichnung „Inhaber".

Name, Durchwahl und Mobilnummer eines Mitarbeiters setzen

Auf der Karte eines Mitarbeiters das Feld **Anzeigename** ausfüllen (z. B. Max Mustermann), bei **KI-Durchwahl** und **Mobilnummer** je etwas eintragen, dann auf **Speichern** (unten auf der Karte) klicken → Grüner Hinweis „Gespeichert"; oben in der Karte steht jetzt der Anzeigename statt der E-Mail.

Test Fehleingabe: bei einem zweiten Mitarbeiter dieselbe KI-Durchwahl eintragen und speichern → Roter Hinweis, dass diese Durchwahl schon vergeben ist.

Abwesenheit / Urlaub eintragen

Auf einer Mitarbeiter-Karte im Bereich **Abwesenheit** oben eine Art wählen (Urlaub, Nicht im Büro oder Nicht erreichbar), ein Von- und ein Bis-Datum eintragen und auf **Hinzufügen** klicken → Der Eintrag erscheint als Zeile mit farbigem Punkt und Zeitraum in der Karte.

Für einen Mitarbeiter einen Zeitraum eintragen, der das heutige Datum einschließt → Oben auf seiner Karte erscheint zusätzlich ein Hinweis „abwesend".

Test Fehleingabe: auf **Hinzufügen** klicken, ohne ein Datum gewählt zu haben → Es wird nichts gespeichert / das Datumsfeld wird als Pflichtfeld angemahnt.

Einen Abwesenheits-Eintrag über das kleine **x** rechts in der Zeile löschen und die Rückfrage bestätigen → Die Zeile verschwindet.

Gruppen anlegen und Mitarbeiter zuordnen

Oben auf den Reiter **Gruppen** wechseln → Es erscheinen vier vorbereitete Standardgruppen, darunter eine „Chef / Geschäftsführung" mit Schloss-Symbol.

Unten im Feld einen Gruppennamen (und optional eine Beschreibung) eingeben und auf **Gruppe hinzufügen** klicken → Die neue Gruppe erscheint in der Liste.

Bei einer selbst angelegten Gruppe auf das **Stift-Symbol** klicken, Namen ändern und **Speichern** → Der geänderte Name wird angezeigt.

Bei einer selbst angelegten Gruppe auf das **x** klicken und bestätigen → Die Gruppe verschwindet. (Bei den vier Standardgruppen gibt es kein x – sie lassen sich nicht löschen.)

Zurück zum Reiter **Team**: Auf einer Mitarbeiter-Karte oben auf einen der grauen **Gruppen-Knöpfe** tippen → Der Knopf wird farbig hervorgehoben (Mitarbeiter ist jetzt in der Gruppe); erneut tippen → er wird wieder grau (wieder entfernt).

Chef-Vertraulichkeit (nur für die Chef-Gruppe sichtbar)

Einen beliebigen Vorgang öffnen (über Dashboard) und in der rechten Spalte bei **Gruppe** die Gruppe „Chef / Geschäftsführung" wählen sowie das **Schloss-Symbol** daneben anklicken → Das Schloss wird rot/aktiv; der Vorgang ist jetzt vertraulich.

Sicherstellen, dass der eigene Inhaber-Zugang Mitglied der Chef-Gruppe ist (im Team-Reiter, Chef-Knopf farbig) → Der vertrauliche Vorgang bleibt für den Inhaber sichtbar.

(Gegenprobe folgt unten mit einfachem Mitarbeiter.)

Mitarbeiter meldet sich selbst an und richtet sich ein

In einem privaten/zweiten Browserfenster mit E-Mail und Passwort des neuen Mitarbeiters anmelden → Statt des Dashboards erscheint zuerst eine Einrichtungs-Seite (Onboarding).

Namen und Mobilnummer eintragen (optional KI-Durchwahl, Begrüßung, Erreichbarkeitszeiten) und speichern → Der Mitarbeiter landet auf seinem Dashboard.

Test Fehleingabe: die Einrichtung speichern, ohne Name oder Mobilnummer → Roter Hinweis, dass Name und Mobilnummer ausgefüllt werden müssen.

Test Fehleingabe: als KI-Durchwahl eine bereits vergebene Nummer eintragen → Roter Hinweis, dass diese Durchwahl schon vergeben ist.

Der Mitarbeiter trägt eine eigene Abwesenheit ein: Menü **Einstellungen** öffnen, zum Bereich **Abwesenheit** scrollen, Art + Von + Bis wählen und hinzufügen → Der Eintrag erscheint in seiner Liste.

Gegenprobe: einfacher Mitarbeiter sieht nur seins

Als der einfache Mitarbeiter (Rolle „Mitarbeiter") angemeldet das linke Menü ansehen → Die Punkte **Team**, **Statistik**, **Team-Auslastung**, **Prüfprotokoll/Audit** und **Sperrliste** fehlen; nur Dashboard, Kalender, Kunden, Wissen und Einstellungen sind da.

Versuchen, die Team-Seite direkt aufzurufen (Adresse /team) → Kein Zugriff; er wird weggeleitet und sieht die Team-Verwaltung nicht.

Auf sein Dashboard schauen → Er sieht nur die Vorgänge, die ihm zugewiesen/für ihn bestimmt sind, nicht alle Vorgänge des Betriebs.

Prüfen, dass der zuvor als vertraulich markierte Chef-Vorgang für diesen Mitarbeiter **nicht** auftaucht (weder auf dem Dashboard noch in der Suche), solange er nicht Mitglied der Chef-Gruppe ist → Der Vorgang ist für ihn unsichtbar.

Mitarbeiter entfernen (zurück als Inhaber)

Wieder als Inhaber im Team-Reiter auf der Karte eines anderen Mitarbeiters unten auf **Entfernen** klicken und die Rückfrage bestätigen → Die Karte verschwindet, grüner Hinweis „Gespeichert".

Prüfen, dass es bei der eigenen Karte keinen **Entfernen**-Knopf gibt → Man kann sich nicht selbst löschen.

9. Einstellungen

Öffne links im Menü Einstellungen. Oben/links siehst du eine Leiste mit Bereichen (Firma, Darstellung, Benachrichtigungen, Vorlagen, Kunden, Kanäle, KI, Technik, Konto). Wir gehen sie der Reihe nach durch.

Firma & automatische Antwort (Bereich „Firma")

Ins Feld „Firma" den Firmennamen eintragen und auf **Speichern** klicken → oben erscheint der grüne Hinweis „Gespeichert."

Firmennamen komplett leeren und **Speichern** → es erscheint eine rote Meldung „Bitte einen Firmennamen angeben." und es wird nichts gespeichert.

Schalter „Automatische Empfangsbestätigung senden" einschalten, darunter im Textfeld „Text der Empfangsbestätigung" einen Satz eintippen, **Speichern** → grün „Gespeichert.", nach dem Neuladen ist der Schalter noch an und der Text noch da.

Darstellung – Farben & Design (Bereich „Darstellung")

Auf **Logo auswählen** klicken und ein Bild (PNG/JPG) hochladen → im grauen Kästchen erscheint eine Vorschau des Logos, und die App schlägt automatisch passende Farben vor (Vorschau rechts ändert sich sofort).

Versuche eine falsche Datei hochzuladen (z. B. ein PDF oder eine sehr große Datei über 2 MB) und **Speichern** → rote Meldung „Nicht unterstütztes Format…" bzw. „Datei zu groß (max. 2 MB)."

Bei „Akzentfarbe" auf das Farbfeld klicken und eine Farbe wählen → die Vorschau-Kachel rechts (Beispiel-Oberfläche) färbt sich sofort in der neuen Farbe, ebenso das Menü/die Knöpfe der Seite.

Bei „Seitenleiste" eine dunkle Farbe wählen → in der Vorschau wird die linke Leiste entsprechend dunkler.

Eine der bunten Farb-Kacheln unter „Vorlagen" anklicken (Gold, Blau, Grün usw.) → Akzent- und Seitenleisten-Farbe springen sofort auf diese Vorlage.

**Speichern** klicken → „Gespeichert."; Seite neu laden → die neuen Farben bleiben in der ganzen App erhalten.

Auf **Auf Standard zurücksetzen** klicken → es kommt eine Rückfrage „Farben auf das Standard-Theme zurücksetzen?"; bestätigen → Farben stehen wieder auf dem Gold-Standard.

Falls ein Logo hochgeladen ist, unter dem Logo auf **Entfernen** klicken → Rückfrage bestätigen → das Logo verschwindet und es steht wieder „kein Logo".

Geschäftszeiten (im Bereich „Kanäle" bzw. Telefon-Karte, Abschnitt Zeitzone/Öffnungszeiten)

Bei „Zeitzone" prüfen, dass „Europe/Berlin" steht (sonst eintragen).

In der Wochen-Tabelle für Montag–Sonntag je eine Von- und eine Bis-Uhrzeit eintragen und **Speichern** → „Gespeichert."; oben an der Telefon-Karte zeigt ein Schildchen „jetzt geöffnet" bzw. „jetzt geschlossen" je nach aktueller Uhrzeit.

Einen Tag komplett leer lassen (keine Uhrzeit) und **Speichern** → an diesem Tag gilt „geschlossen", die anderen Zeiten bleiben erhalten.

Signatur (im Bereich „Kanäle", E-Mail-Karte, Feld „Antwort-Signatur")

In das Feld „Antwort-Signatur" einen Abbinder eintragen (z. B. „Mit freundlichen Grüßen, Ihr Team"), **Speichern** → „Gespeichert."; nach dem Neuladen steht die Signatur noch da (sie wird künftig unter Antwort-Mails gesetzt).

Benachrichtigungen & Abwesenheit (Bereich „Benachrichtigungen")

Schalter „Bei neuem Vorgang benachrichtigen" ein-/ausschalten und Schalter „Bei Zuweisung die zuständige Person benachrichtigen" ein-/ausschalten.

Ins Feld „Empfänger für neue Vorgänge" eine E-Mail-Adresse eintragen, **Speichern** → „Gespeichert."; nach Neuladen sind Schalterstellung und Adresse noch so.

Unter „Meine Abwesenheit" eine Art wählen (z. B. Urlaub), ein Von- und ein Bis-Datum setzen und auf **Hinzufügen** klicken → die Abwesenheit erscheint als Zeile in der Liste darüber; liegt sie im aktuellen Zeitraum, erscheint ein gelber Hinweis „Du bist gerade abwesend".

Bei „Hinzufügen" ohne Datum abschicken → das Formular lässt sich nicht abschicken und verlangt die Pflichtfelder (Datum).

Bei einer Abwesenheits-Zeile auf das kleine **x** klicken → Rückfrage bestätigen → die Zeile verschwindet aus der Liste.

Eigene Vorgangs-Status (Bereich „Vorlagen", Karte „Eigene Vorgangs-Status")

Auf **+ Status** klicken → eine neue Zeile mit Farbfeld, Namensfeld und Häkchen „gilt als erledigt" erscheint.

Einen Namen eintippen (z. B. „Wartet auf Kunde"), eine Farbe wählen, **Speichern** → „Gespeichert."; nach Neuladen ist der Status noch da und taucht künftig als Auswahl an Vorgängen auf.

Bei einem Status das Häkchen „gilt als erledigt" setzen und speichern → dieser Status zählt in den Übersichts-Kacheln zu „Erledigt".

Eine Status-Zeile über das **x** entfernen und **Speichern** → der Status ist weg.

Eine leere Status-Zeile (ohne Namen) hinzufügen und **Speichern** → die leere Zeile wird ignoriert/nicht gespeichert.

Daten & Datenschutz (DSGVO) (Bereich „Konto")

Auf **Daten exportieren (JSON)** klicken → es wird automatisch eine Datei „export_….json" heruntergeladen, die alle Daten (Firma, Kunden, Vorgänge, Vorlagen, Nutzer usw.) enthält.

Im roten Bereich „Konto löschen" testweise einen FALSCHEN Namen (nicht der Firmenname) ins Feld tippen und auf **Konto löschen** klicken, die Sicherheitsrückfrage bestätigen → es erscheint die rote Meldung „Der eingegebene Firmenname stimmt nicht – nichts gelöscht." und es wird NICHTS gelöscht. (Den echten Firmennamen hier bitte NICHT eingeben – sonst wird das Konto wirklich gelöscht.)

10. Auswertungen

> Hinweis: Die Menüpunkte „Statistik" und „Team-Auslastung" sind nur als Inhaber sichtbar. Melde dich also mit deinem Inhaber-Zugang an. Ein normaler Mitarbeiter darf diese Seiten nicht sehen.

Dashboard-Kennzahlen (oben auf der Startseite)

Startseite (Dashboard) öffnen → Ganz oben stehen vier Zahlen-Kacheln: „Gesamt", „Neu", „In Bearbeitung", „Erledigt".

Die vier Kachel-Zahlen ansehen → Die Summe aus Neu + In Bearbeitung + Erledigt (plus evtl. eigene Status-Kacheln) muss zur „Gesamt"-Zahl passen; keine negativen Zahlen, kein „undefined" oder leeres Feld.

Falls du eigene Status angelegt hast: prüfen, ob dafür zusätzliche Kacheln (mit farbigem Punkt) vor „Erledigt" erscheinen → Jede eigene Status-Kachel zeigt eine eigene Zahl.

Einen Vorgang von „Neu" auf „Erledigt" umstellen und kurz warten → Die Kacheln oben aktualisieren sich (Neu wird kleiner, Erledigt größer), ohne dass du die Seite neu laden musst.

Statistik-Seite (Menü links: „Statistik")

Im linken Menü auf „Statistik" klicken → Die Statistik-Seite öffnet sich mit einer Filterleiste oben (7 Tage / 14 Tage / 30 Tage / 90 Tage / Alle) und einem „Export"-Knopf rechts.

Falls noch keinerlei Daten vorhanden sind → Es erscheint stattdessen ein freundlicher Hinweistext „keine Daten" statt leerer Diagramme.

Nacheinander auf „7 Tage", „30 Tage", „90 Tage", „Alle" klicken → Der aktive Zeitraum ist hervorgehoben und die Zahlen/Diagramme darunter ändern sich passend zum Zeitraum.

Die vier Kacheln oben ansehen (Gesamt / Neu / In Bearbeitung / Erledigt) → Neu + In Bearbeitung + Erledigt muss die „Gesamt"-Zahl ergeben.

Diagramm „Vorgänge pro Zeitraum" (senkrechte Balken) ansehen → Für jeden Tag/Abschnitt ein Balken mit Datum darunter; höhere Balken = mehr Vorgänge; mit der Maus über einen Balken fahren zeigt Datum und genaue Anzahl.

Kasten „Nach Kategorie" ansehen → Waagerechte Balken je Thema mit Zahl rechts; wenn nichts da ist, steht dort ein „keine"-Hinweis statt leerer Fläche.

Kasten „Nach Status" (Ring-Diagramm) ansehen → In der Mitte steht die Gesamtzahl; die Legende darunter listet jeden Status mit seiner Farbe und Anzahl; auch deine eigenen Status tauchen einzeln auf.

Kasten „Nach Kanal" ansehen → Balken für Telefon, E-Mail, WhatsApp und Manuell (mit passenden Symbolen), jeweils mit Anzahl.

Kasten „Kundenzuordnung" ansehen → Balken „Bekannt" vs. „Neu" plus unten kleine Zahlen für „Archiviert" und „Papierkorb"; die Zahlen wirken plausibel (bekannt + neu ≈ Gesamt).

Kommunikations-Statistik (unterer Teil derselben Seite)

Nach unten scrollen bis zur Überschrift „Kommunikation" → Es erscheint ein zweiter Block mit eigenen Kacheln.

Kacheln ansehen: eingehende Kontakte, Anzahl Anrufe, mittlere Gesprächsdauer, Stoßzeit → Die „Stoßzeit"-Kachel zeigt einen Wochentag + Uhrzeit-Spanne (z. B. „Di 10–11 Uhr"); ist keine Angabe möglich, steht dort ein Strich „–".

Bei der Kachel „eingehende Kontakte" auf den kleinen +/- Prozentwert achten → Grün mit „+" bei Anstieg, Rot mit „-" bei Rückgang gegenüber dem Vorzeitraum.

Heatmap „Stoßzeiten" (Raster Wochentage × Uhrzeit) ansehen → Dunklere Felder = mehr Kontakte zu dieser Zeit; über ein Feld fahren zeigt Wochentag, Uhrzeit und Anzahl.

Über der Heatmap die Umschalter „Alle / Telefon / E-Mail / WhatsApp" nacheinander anklicken → Das Raster färbt sich je Auswahl neu ein, ohne dass die Seite neu lädt.

Kasten „Anrufdauer" ansehen → Vier Werte (Median, Ø, längstes, Summe) und darunter Balken nach Gesprächslängen; falls Anrufe ohne Dauer erfasst wurden, steht ein Hinweis „… × ohne Dauer".

Kasten „Kontakte nach Kanal" ansehen → Tabelle mit Telefon/E-Mail/WhatsApp und je Spalte „Eingehend" und „Ausgehend"; unten die Summe der ausgehenden Kontakte.

Diagramm „Zeitverlauf" (gestapelte Balken) ansehen → Je Zeitabschnitt ein Balken, farblich aufgeteilt nach Telefon/E-Mail/WhatsApp; die Legende darunter erklärt die Farben.

Statistik als Excel-Datei

Oben rechts auf „Export" klicken → Es lädt eine Excel-Datei herunter (Dateiname enthält den gewählten Zeitraum, z. B. „statistik_30.xlsx").

Die Datei in Excel öffnen → Sie hat mehrere Tabellenblätter (u. a. Vorgänge und Kommunikation/Stoßzeiten) und die Zahlen stimmen mit denen auf dem Bildschirm überein.

Vorher einen anderen Zeitraum wählen (z. B. „7 Tage") und dann exportieren → Die exportierten Zahlen entsprechen dem gewählten Zeitraum, nicht „Alle".

Chef-Cockpit / Leistung je Mitarbeiter (Menü links: „Team-Auslastung")

Im linken Menü auf „Team-Auslastung" klicken → Die Seite öffnet sich; oben stehen Umschalter „Woche / Monat / Jahr" und rechts der genaue Datumsbereich.

Untertitel oben lesen → Er nennt, wie viele Mitarbeiter gerade aktiv sind von wie vielen im Team insgesamt.

Nacheinander „Woche", „Monat", „Jahr" anklicken → Der aktive Zeitraum ist hervorgehoben, der Datumsbereich rechts und alle Zahlen darunter passen sich an.

Die fünf KPI-Kacheln ansehen (Erledigt / Neu / Offen / Ø-Dauer / erfasste Arbeitszeit) → Die goldene „Erledigt"-Kachel zeigt zusätzlich einen grünen (+) oder roten (-) Prozentwert gegenüber dem Vorzeitraum.

Bei „Offen" auf einen roten Zusatzhinweis achten → Falls unzugewiesene offene Vorgänge existieren, wird deren Anzahl in Rot darunter angezeigt.

Diagramm „Trend" ansehen → Balken je Tag/Abschnitt, gold = erledigt, grau = neu; über einen Balken fahren zeigt „X erledigt, Y neu"; gibt es keine Daten, steht dort ein „keine Daten"-Hinweis.

Kasten „Vergleich" (Balken je Mitarbeiter) ansehen → Pro Mitarbeiter ein Balken mit Name links und Anzahl erledigter Vorgänge rechts; längster Balken = fleißigster im Zeitraum.

Mitarbeiter-Tabelle ansehen (Spalten Name, Erledigt, Neu, Offen, Ø-Dauer, Arbeitszeit) → Für jeden Mitarbeiter eine Zeile mit Initialen-Kürzel und den Zahlen; die Summe der „Erledigt"-Werte passt grob zur KPI-Kachel „Erledigt".

In der Tabelle nacheinander auf die Spaltenüberschriften „Erledigt", „Neu", „Offen", „Ø-Dauer", „Name" klicken → Die Tabelle sortiert sich neu (ein kleiner Pfeil zeigt die Richtung); erneutes Klicken dreht die Reihenfolge um.

Falls noch keine Mitarbeiter/Leistungen erfasst sind → Statt Vergleich und Tabelle erscheint ein Hinweistext „keine Mitarbeiter" o. ä.

Plausibilität / Fehlbedienung

In der Browser-Adresszeile einen ungültigen Zeitraum bei der Statistik erzwingen (falls versehentlich) bzw. einfach alle Zeitraum-Knöpfe testen → Die Seite bleibt stabil und fällt auf einen sinnvollen Standard zurück (keine Fehlerseite, keine leeren „NaN"-Werte).

Als normaler Mitarbeiter (nicht Inhaber) anmelden und prüfen → Die Menüpunkte „Statistik" und „Team-Auslastung" sind nicht sichtbar; ein direkter Aufruf führt nicht in die Auswertung, sondern zurück/zum Login.

Nach ein paar Test-Vorgängen die Zahlen quer vergleichen: Dashboard-Kacheln, Statistik-Seite und Team-Auslastung → Die gleichen Größen (z. B. Anzahl erledigter Vorgänge im gleichen Zeitraum) widersprechen sich nicht grob.

11. Super-Admin (Plattform-Verwaltung)

Hinweis: Dieser Bereich ist nur sichtbar, wenn du mit dem Super-Admin-Konto angemeldet bist. Mit einem normalen Kundenkonto darf hier nichts erscheinen.

Zugang und Übersicht

Mit dem Super-Admin-Konto anmelden → in der linken Navigation erscheint ganz unten die Gruppe "Plattform" mit dem Menüpunkt "Admin" (Schild-Symbol).

Auf "Admin" klicken → die Seite "Plattform" öffnet sich mit vier Kennzahl-Kacheln oben: Anzahl Mandanten, Anzahl Nutzer, Anzahl Vorgänge/Tickets und die dunkle Kachel "Heute".

Prüfen, dass die vier Kacheln echte Zahlen zeigen (nicht leer, keine Fehlermeldung).

Testweise mit einem normalen Kundenkonto anmelden und die Adresse .../admin direkt aufrufen → man wird abgewiesen bzw. weggeleitet, die Admin-Seite ist NICHT erreichbar.

Anbindungs-Status (WhatsApp- und E-Mail-Ampel)

Unter den Kennzahlen den Block "Anbindungs-Status · WhatsApp & E-Mail" suchen → wenn noch nie geprüft wurde, steht dort der Hinweis, dass man auf "Jetzt prüfen" klicken soll (läuft sonst täglich um 07:00 UTC automatisch).

Auf den Knopf "Jetzt prüfen" (rechts oben im Status-Block) klicken → die Seite lädt neu und darunter erscheint eine Tabelle mit den Spalten Kanal, Bezeichnung, Mandant, Status, Detail und Geprüft-Zeitpunkt.

In der Tabelle die Status-Kennzeichnung ansehen → funktionierende Anbindungen zeigen ein grünes "OK", bald ablaufende ein oranges "läuft ab", defekte ein rotes "Problem".

Prüfen, dass in der Spalte "Kanal" korrekt zwischen "WhatsApp" und "E-Mail" unterschieden wird und die richtige Bezeichnung/der richtige Mandant daneben steht.

In der Spalte "Detail" nachsehen → bei Problemen sollte dort ein verständlicher Hinweis stehen (z. B. warum etwas nicht in Ordnung ist).

Mandantenübersicht (Kundenliste)

Zur Mandanten-Tabelle scrollen → jede Zeile zeigt Firmenname mit Initialen-Kreis und ID, Erstelldatum, Anzahl Nutzer, Anzahl Vorgänge, WhatsApp-Status ("verbunden"/"nicht verbunden") und den Aktiv-Status.

Bei einem aktiven Mandanten prüfen, dass in der Status-Spalte ein grünes "aktiv" steht; bei einem deaktivierten ein rotes "inaktiv".

Irgendwo in eine Mandanten-Zeile klicken (nicht auf einen Knopf) → man gelangt automatisch auf die Detailseite dieses Mandanten.

Alternativ auf den Firmennamen oder den Knopf "Ansehen" in der Zeile klicken → dieselbe Detailseite öffnet sich.

Mandanten-Detailseite

Auf der Detailseite oben den Kopfbereich prüfen → Initialen-Kreis, Firmenname, Aktiv-/Inaktiv-Kennzeichen und die Mandanten-ID werden angezeigt.

Die vier Kacheln kontrollieren: Status (aktiv/inaktiv), Anzahl Vorgänge, WhatsApp (verbunden/nicht verbunden) und Erstelldatum.

Im linken Kasten "Status" die Detail-Liste ansehen → WhatsApp, Status, Anzahl Vorgänge, Mandanten-ID und Erstellzeitpunkt stimmen mit der Übersicht überein.

Im rechten Kasten "Letzte Vorgänge" prüfen, dass die jüngsten Vorgänge des Mandanten mit Datum, Kontakt/Telefon, Anliegen und Status aufgelistet sind (oder ein "—", falls es keine gibt).

Oben links auf "Zurück" klicken → man landet wieder auf der Mandantenübersicht.

Mandant aktiv/inaktiv schalten

Bei einem aktiven Mandanten (in der Übersicht oder auf der Detailseite) auf den Knopf "Deaktivieren" klicken → es erscheint eine Sicherheitsabfrage mit dem Firmennamen; erst nach Bestätigen wird umgeschaltet.

Nach dem Bestätigen prüfen → der Status wechselt auf ein rotes "inaktiv".

Bei einem inaktiven Mandanten auf "Aktivieren" klicken → der Status wechselt (ohne Sicherheitsabfrage) zurück auf grünes "aktiv".

Nach dem Umschalten prüfen, dass die Änderung dauerhaft ist (Seite neu laden oder erneut öffnen → Status bleibt wie gesetzt).

Audit-Log (Aktivitätsprotokoll)

Auf der Admin-Hauptseite ganz nach unten zum Abschnitt mit dem Schloss-Symbol und der Überschrift Audit/Protokoll scrollen → eine Tabelle mit Zeit, Aktion, Akteur, IP und Detail wird angezeigt.

Prüfen, dass die zuletzt getätigten Aktionen (z. B. das eben durchgeführte Aktivieren/Deaktivieren) als neue Zeile im Protokoll auftauchen.

Falls noch keine Einträge vorhanden sind → es erscheint ein Hinweistext statt einer leeren Tabelle.

Fehlerfall / falsche Eingabe

Eine Mandanten-Detailseite mit einer ausgedachten, nicht existierenden ID aufrufen (Adresse von Hand abändern) → es erscheint eine klare Meldung "Mandant nicht gefunden" und keine kaputte Seite.

12. Handy/mobil & Allgemeines

Diesen Bereich einmal komplett auf einem echten Handy (Smartphone-Browser) durchgehen, nicht am PC.

Anmelden am Handy

Auf dem Handy die Adresse der App im Browser öffnen → Der Anmelde-Bildschirm erscheint, alles ist lesbar, nichts ragt seitlich aus dem Bild, keine winzige Schrift.

Oben rechts auf der Anmeldeseite die Sprachkürzel DE / EN / FR antippen → Die Seite wechselt sofort die Sprache; das aktuell gewählte Kürzel ist hervorgehoben.

E-Mail und Passwort eingeben und auf "Anmelden" tippen → Man landet auf der Übersicht.

Falscheingabe-Test: bewusst ein falsches Passwort eingeben und "Anmelden" tippen → Es erscheint eine rote Fehlermeldung, man bleibt auf der Anmeldeseite (kommt NICHT hinein).

Link "Passwort vergessen?" antippen → Die Seite zum Zurücksetzen öffnet sich sauber; danach mit dem Zurück-Knopf wieder zur Anmeldung.

Menü am Handy bedienen

Auf der Übersicht oben das Menü-Symbol (drei Striche / Hamburger) antippen → Die Seitenleiste mit allen Menüpunkten schiebt sich ein, der Hintergrund wird abgedunkelt.

Auf den abgedunkelten Hintergrund neben dem Menü tippen → Das Menü schließt sich wieder.

Menü öffnen und der Reihe nach jeden Punkt einmal antippen: Übersicht, Kalender, Statistik, Kunden, Team, Auslastung, Wissen, Werbe-Sperrliste, Prüfprotokoll, Einstellungen → Jede Seite öffnet sich, ist auf dem schmalen Handy-Bildschirm ordentlich dargestellt (Text umbricht, Tabellen/Karten passen ins Bild, keine abgeschnittenen Knöpfe).

Wichtige Seiten am Handy auf saubere Darstellung prüfen

Übersicht öffnen → Die Liste der Vorgänge ist gut lesbar, Knöpfe sind mit dem Daumen bequem treffbar.

Einen einzelnen Vorgang antippen und öffnen → Die Vorgangs-Seite (Verlauf, Antwortfeld, Knöpfe) passt aufs Handy, das Schreibfeld lässt sich antippen und die Tastatur verdeckt es nicht dauerhaft.

Kalender öffnen → Der Kalender ist am Handy bedienbar, man kann scrollen/blättern, nichts ragt aus dem Bild.

Einstellungen öffnen → Die Einstellungsseite ist lesbar, Felder und Speichern-Knopf sind erreichbar.

Sprache im angemeldeten Zustand umstellen

Menü öffnen; unten bei den Nutzerangaben die Sprachkürzel DE / EN / FR antippen → Die gesamte App wechselt sofort die Sprache (Menü-Beschriftungen, Überschriften), das gewählte Kürzel ist hervorgehoben.

Alle drei Sprachen einmal durchprobieren und wieder auf Deutsch (DE) stellen → Überall erscheinen echte Übersetzungen, nirgends leere Felder oder Platzhalter-Codes.

Abmelden und wieder anmelden

Menü öffnen; unten neben dem Namen das Abmelde-Symbol antippen → Man wird abgemeldet und landet wieder auf dem Anmelde-Bildschirm.

Erneut mit E-Mail und Passwort anmelden → Man kommt wieder normal in die Übersicht; die zuvor gewählte Sprache ist noch eingestellt.

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_Wenn alle Kästchen in Teil B abgehakt sind und Teil A (mindestens die 🔴-Punkte) erledigt ist, ist die Plattform aus meiner Sicht abgabereif. Bewertung nach den Fixes: 88/100._